一、归档格式的选择
归档时保存什么格式，决定了长期可读性。稳妥的做法是同时保存原始格式与归档通用格式，例如版式文件采用 PDF/A 或 OFD。选型时要问清楚：系统默认保存哪些格式，是否支持双格式保存，通用格式的转换由系统自动完成还是需要人工介入。
二、格式迁移能力
格式标准会演进，十年后主流的归档格式可能和现在不同。系统是否内置格式迁移工具、迁移过程能否保留原始文件、迁移记录是否可查，这三点需要在选型阶段确认。缺少迁移能力的系统，长期来看存在被锁定的风险。
三、数据导出的完整性
这是判断是否会被厂商锁定的关键指标。要问的是：能否导出全部档案数据，导出物是否包含档案文件本身、元数据、以及关联关系。如果只能导出文件而不能导出元数据与关联，导出后的档案基本失去检索价值。
建议现场验证
- 要求现场执行一次完整导出，查看导出物的结构与内容
- 确认导出格式是否为通用格式，而非厂商私有格式
- 确认导出后的档案能否被第三方工具正常读取
四、四性检测的实现方式
四性检测不能只是一个报告生成功能。要确认的是：检测结果是否写入档案元数据并与档案同生命周期、是否支持按周期的批量复检、检测不通过时的处理流程是什么。只生成报告而不记录关联的系统，事后无法证明某件档案在某个时点通过了检测。
五、保管期限与销毁的管理能力
保管期限是否按档案类别分别配置、能否对单件档案设置延长保管、到期提醒与销毁审批流程是否完整、销毁清册是否独立保存。这些都是档案管理的基础动作，但并非所有系统都完整支持。
六、查阅与授权机制
外部检查、内部审计、日常查阅是三种不同的场景，需要不同的授权方式。系统是否支持建立只读账号、是否支持限定可见范围、查阅行为是否留痕、导出是否带水印——这些细节在检查场景下会立刻体现价值。
七、与上游系统的衔接能力
档案系统处于下游，需要从核算、报销、应付等系统接收归档数据。衔接方式是否标准、是否支持多种来源、对接工作量如何，直接影响实施周期。如果客户已有多个上游系统，这一点尤其重要。
验证方法
上述七项大多可以通过一次实测来验证，而不必依赖厂商的口头说明。建议在选型阶段要求安排一次测试环境操作，用自己的数据跑一遍：归档一批文件、执行一次导出、做一次检索、试一次批量复检。
这个过程花不了太多时间，但能暴露很多问题。愿意配合做这种验证的厂商，通常在产品的成熟度上也更可靠。